Die aktuelle Corona-Krise bedeutet für viele Organisationen und Teams eine Neuausrichtung Ihrer Zusammenarbeit. Diese Zusammenarbeit wird vor allem eins: Digitaler! Denn in Zeiten von Homeoffice und standortübergreifendem Arbeiten ist die passende Software-Unterstützung ein wichtiger Baustein für die Produktivität und den Erfolg des eigenen Teams.

Neben einer Kommunikations-Software für Chats und virtuelle Meetings sind Collaboration-Tools für das Managen von Themen und Teams ein weiteres wichtiges Werkzeug für digitales Leadership. Haben Sie eine geeignete Lösung für Ihr Team oder Ihre Organisation gefunden oder einige Tools in die engere Auswahl genommen, ist der erste großen Meilenstein schon erreicht.

Doch jetzt folgt das große „Aber“: Ein Tool allein löst noch keine Probleme. Im Worst Case vervielfacht es diese sogar, wenn Führung, Onboarding und Mindset nicht stimmen. Damit Ihnen das erspart bleibt, zeigen wir in 5 Schritten, wie Sie eine Collaboration-Software erfolgreich in Ihrem Team oder Unternehmen vorstellen, testen und einführen.

  1. Kostenlose Basis-Version und Tests ausprobieren

Sie gehen voran! Überzeugen Sie sich zunächst selbst: Fast alle Tools auf dem Markt haben eine kostenfreie Variante. Bei unserer Software factro ist dies die Basic Cloud. Diese eignet sich wunderbar, um unverbindlich „rumzuspielen“ und ein erstes Gefühl von der Benutzeroberfläche und Usability des Programms zu erhalten. Klicken Sie sich einfach durch die Anwendung, legen Sie erste Aufgaben an und machen Sie sich so mit der Nutzerführung vertraut.

Wir bei factro haben uns bewusst dazu entschieden, unseren Nutzern einen kostenlosen und unverbindlichen 14-tägigen Test von höheren Tarifen anzubieten. Damit erhält man einen sehr guten Überblick über den erweiterten (professionellen) Funktionsumfang und kann nach Belieben ausprobieren und spezielle Features testen.

Prüfen Sie für solche Zwecke, ob eine Testmöglichkeit bei Ihrer bevorzugten Software angeboten wird oder fragen Sie direkt beim Anbieter nach. Achten Sie hier besonders darauf, ob Sie schon im Vorfeld Zahlungsdaten eingeben müssen, um einen Test zu starten. So vermeiden Sie, in eine „Abofalle“ zu tappen.

  1. Botschafter und Champions identifizieren

Um ein neues Tool erfolgreich einzuführen, braucht es vor allem eins: Akzeptanz und die Bereitschaft Ihres Teams. Identifizieren Sie daher zunächst „Botschafter“ und „Champions“, die motiviert mitziehen und als Katalysatoren wirken – Ihr Kern-Team. Diese Mitarbeiter müssen keine Führungskräfte sein. Hier kommt es vor allem darauf an, offen für Veränderungen und Neuerungen zu sein und überzeugend gegenüber den anderen Teammitgliedern aufzutreten.

Für die Einführung eines neuen Tools braucht es positive Veränderer, mit denen man als Leader zusammen das ganze Team „abholt“. Wenn Entscheidungen Top-down getroffen werden und das Team nicht eingebunden wird, führt dies meist zu einer ablehnenden Grundhaltung. Frust und Unzufriedenheit steigen. Binden Sie Ihre Kollegen jedoch mit in die Entscheidungsfindung ein, steigern Sie die Identifikation und erhöhen die Akzeptanz.

Das Tool den Champions vorstellen und testen

Stellen Sie Ihrem Kern-Team nun die Collaboration-Software (oder ggf. mehrere Tools, wenn Sie noch in der Auswahl sind) vor. Wichtig: Erklären Sie dabei, warum Sie sich für ein derartiges Tool entschieden haben und welche konkreten Mehrwerte die Software für das Managen Ihrer gemeinsamen Projekte & Themen sowie für Ihre Zusammenarbeit untereinander liefert. Gehen Sie auch auf weitere wichtige Aspekte ein, die für Ihr Tagesgeschäft, Ihre Kollegen oder Ihre Unternehmenskultur wichtig sind, z.B. Datenschutz und Sicherheits-Aspekte oder Service und Support.

Machen Sie sich nun gemeinsam mit dem Handling und den Features des neuen Tools vertraut, indem Sie Ihr Kern-Team in den neuen virtuellen Arbeitsplatz einladen und die Nutzung in der Praxis mit Beispielen aus Ihrem Arbeitsalltag erleben. Erstellen Sie hierfür Ihr erstes gemeinsames Projekt und legen Sie Aufgaben an. Spätestens jetzt sollten Sie – wenn möglich – einen Test auslösen, damit Sie und Ihre Kollegen einen besseren Überblick über den erweiterten Funktionsumfang der Software erhalten.

  1. Das Tool dem Team präsentieren

Haben Sie Ihren Favoriten mit dem Kern-Team ausgiebig getestet und die Vorteile für die Zusammenarbeit in Ihrem Team oder Ihrer Organisation herausgearbeitet, ist es an der Zeit, allen zukünftigen Nutzern das Tool der Wahl zu präsentieren. Das geht z.B. bei einer gemeinsamen Kick-Off-Veranstaltung, bei der es besonders wichtig ist, als Leader eine positive Stimmung und Motivation entstehen zu lassen.

Nehmen Sie sich genug Zeit und gehen Sie auf die wichtigsten Vorzüge des Tools ein. Erläutern Sie den konkreten Einsatzzweck, die Besonderheiten (z.B. leichte Bedienung) und wie das Tool im Alltag eingebunden wird (z.B. in bestimmten Teams oder Projekten). Bedenken Sie auch, dass einige Mitarbeiter möglicherweise schon negative Erfahrungen bei anderen Software-Einführungen erlebt haben.

Beispiel-Projekt durchgehen

Damit Ihr Team auch einen praktischen Eindruck von der Software erhält, gehen Sie am besten ein Beispiel-Projekt durch und zeigen die für Sie und Ihre Anwendungsfälle wichtigsten Funktionen. Das Beispiel-Projekt können Sie idealerweise im Vorfeld erstellen und als Vorlage abspeichern, was bei den meisten Tools möglich ist. So können Sie ein leistungsstarkes Feature nicht nur präsentieren, sondern auch direkt produktiv nutzen.

Kommunizieren Sie die nächsten Schritte und binden Sie Ihr Team anschließend in das Tool ein, sodass jeder Nutzer direkt starten kann. Legen Sie einen oder mehrere Key User als Ansprechpartner fest, die für Fragen ihrer Kollegen ansprechbar sind. Das schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre und bietet insbesondere „schüchternen“ Mitarbeitern die Möglichkeit, sich bei Unklarheiten an jemanden zu wenden. Ermutigen Sie Ihr Team nachzufragen!

  1. Im Arbeitsalltag vorleben

Jetzt heißt es: Am Ball bleiben! Damit die Akzeptanz im Team steigt, ist es enorm wichtig, das neue Tool konsequent in den Arbeitsalltag zu integrieren und auch auf Management-Ebene eine aktive Nutzung vorzuleben. Gehen Sie als Leader auch bzw. gerade in solchen Fragen mit gutem Beispiel voran. Das verstärkt das Wir-Gefühl, da alle gemeinsam auf Augenhöhe agieren.

Die Einführung eines neuen Tools ist nämlich kein IT-Projekt, sondern bedeutet in erster Linie Change Management – und ist eine Frage des richtigen Mindsets. Um dieses nachhaltig zu verankern, muss das Tool fest zum täglichen Workflow gehören. Das kann unter Umständen bedeuten, traditionelle und „veraltete“ Arbeitsabläufe auf den Prüfstand zu stellen und gewisse Kulturveränderungen vorzunehmen – aber mit Bedacht und wohl dosiert.

Collaboration-Software mit Führungskompetenzen vereinen

Gleichzeitig sollten fortlaufend alle Fragen des Teams aufgenommen, geklärt und Sorgen ausgeräumt werden. Auch nach der Einführung ersetzt ein solches Tool keine persönliche Führung, sondern unterstützt Sie darin. Sie können digital Rückmeldung geben, Entscheidungen beschleunigen und leichter erkennen, wer mit zu vielen Aufgaben überlastet ist und wo Deadlines zu reißen drohen. Als Leader vereinen Sie Ihre digitalen und Ihre zwischenmenschlichen Führungskompetenzen, wie z.B. Empathie, Menschenkenntnis und Kommunikationsstärke.

  1. Nutzung im Unternehmen erweitern

Nach der erfolgreichen Einführung in einem Projekt oder Team können Sie Ihre bisherigen Erkenntnisse nutzen, um das Collaboration-Tool in anderen Teilen Ihrer Organisation zu integrieren. Sprechen Sie mit interessierten Kollegen und identifizieren Sie weitere Kern-Teams, um neue Mitarbeiter sukzessive an das Tool heranzuführen.

Besonders hilfreich: Als bestehender Nutzer mit Ihrem Team haben Sie einen wertvollen Erfahrungsschatz, der hilft, noch wirkungsvoller und umfangreicher auf Fragen und Sorgen einzugehen. Zudem bedeutet die Einführung in anderen Bereichen auch eine einheitliche und digitale Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. 

Fazit: Soft Skills treffen Software

Um eine Collaboration-Software in Ihrem Unternehmen bzw. Team einzuführen sollten Sie schrittweise vorgehen und dabei Ihre Mitarbeiter mit ins Boot holen. Aktivieren Sie zunächst „Botschafter“ und „Champions“, die eine motivierende Wirkung auf Ihre gesamte Mannschaft haben. Nehmen Sie mögliche Vorbehalte von Mitarbeitern gegenüber der neuen Software auf und versuchen Sie, neu entstehende Mehrwerte klar und anhand praktischer Beispiele zu kommunizieren. Und das Wichtigste: Leben Sie als Leader die Nutzung nachhaltig vor, denn digitale Tools erfordern digitales Leadership! Nur so profitieren Sie und Ihr Team von den Vorteilen einer modernen, digitalen Zusammenarbeit. Mit einer Collaboration-Software wird Ihre Arbeit effizienter, produktiver und fokussierter.